PT Accelist Lentera Indonesia

Human Resource and Payroll Cycle Analysis

Company Profile

PT Accelist Lentera Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi (IT), didirikan pada 3 Agustus 2012 oleh Bapak Matius Kelvin dan Bapak Markus Frensel. Kantor perusahaan berlokasi di Brooklyn Office Tower B, Alam Sutera, serta Ruko Bolsena Blok A-19, Tangerang.

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan yang agile dan responsif terhadap kebutuhan berbagai industri (“To be an agile enterprise that answers needs and demands in diversified industries”). Misi perusahan meliputi peningkatan kepuasan pelanggan, efisiensi operasional melalui perbaikan berkelanjutan, serta pengembangan potensi tim untuk memberikan layanan terbaik bagi para pemangku kepentingan.

Perusahaan ini bergerak di bidang teknologi informasi (IT) dengan beberapa unit bisnis, yaitu Adaptist Consulting, Accelist Pangan Nusantara, Petir Logistic, Accelist Edukasi Indonesia, dan Akasa Teknologi Nusantara. Layanannya mencakup konsultasi dan pengembangan aplikasi (Accelist Technology), penyediaan perlengkapan dan bahan pendukung penerbangan (Accelist Aviation), program pendidikan seperti kursus dan bootcamp (Accelist Edukasi Indonesia), serta layanan pengiriman online yang memungkinkan pelacakan barang secara real time (Petir Logistic).

Human Resource and Payroll Cycle

PT Accelist Lentera Indonesia

Proses bisnis SDM dan Penggajian di PT Accelist Lentera Indonesia dijalankan oleh divisi HRD bekerja sama dengan divisi Keuangan dan Pajak untuk memastikan karyawan kompeten, berkinerja baik, dan menerima gaji tepat waktu. Siklus dimulai dari perekrutan dan seleksi, dengan divisi mengidentifikasi kebutuhan karyawan, HRD mencari kandidat melalui platform rekrutmen, melakukan wawancara, pelatihan awal, dan penandatanganan kontrak kerja. Tahap berikutnya adalah administrasi karyawan, yang mencakup pengelolaan data pribadi, jabatan, masa kerja, rekor kehadiran, cuti, izin, dan lembur. Semua informasi disimpan secara digital dan diperbarui berkala, menjadi dasar utama untuk pemrosesan penggajian. HRD mengumpulkan data kehadiran, tunjangan, dan lembur untuk dihitung oleh divisi Keuangan, yang selanjutnya memverifikasi dan membayarkan gaji secara elektronik disertai slip gaji digital. Selain penggajian, HRD juga melakukan pengembangan dan penilaian kinerja karyawan, termasuk pelatihan rutin melalui program “I Like Monday (ILM)” dan evaluasi kinerja berkala. Hasil evaluasi digunakan untuk penyesuaian gaji, promosi, dan penghargaan.

Data Access

Data disusun oleh divisi Human Resource dan terdiri dari 2 file Excel. Membaca data dari file Excel dan menampilkannya di KNIME dalam bentuk tabel. Tujuannya adalah menyiapkan sumber data mentah untuk dianalisis.

Step 1.1. Access the Data from File(s)

1. Baca EmployeeFileMaster.xlsx menggunakan Excel Reader node

2. Baca EmployeeAttendanceReport.xlxs menggunakan Excel Reader node

3. Baca PayrollStructure.xlsx menggunakan Excel Reader node

Data Cleaning

Data yang dibuat oleh divisi HR memiliki potensi kesalahan penginputan data ganda, kekosongan data, dan format data yang tidak rapi dan inkonsisten. Tujuannya adalah data menjadi rapi, konsisten, dan siap untuk diproses.

Step 2.1. Clean the Data

Clean the Employee Master File data

1. Untuk nama karyawan yang muncul dua kali, gunakan Duplicate Row Filter node

2. Untuk Allowance yang missing, masukkan mean dari allowance dengan Missing Value node

3. Untuk format nama karyawan yang tidak rapi (spasi berlebih atau huruf campur besar kecil), gunakan String manipulation node

Step 3.1. Transform the Data

1. Ekstrak teks di luar tanda kurung pada kolom ‘Department’ sebagai nilai akhir kolom ‘Department’, dan pindahkan teks di dalam kurung ke kolom baru bernama ‘Position’ menggunakan Cell Splitter node

2. Rename kedua kolom hasil dari nomor 1 menjadi "Department" dan "Position" menggunakan Column Renamer node

3. Rapikan penulisan dalam kolom "Position", hapus karakter ")" di akhir teks dan ubah semua karakter “_” menjadi spasi " " pada kolom 'Position' menggunakan String Manipulation node

4. Urutkan kolom 'Department' secara alfabetis dari A sampai Z menggunakan Sorter node

5. Urutkan kolom 'Position' dalam setiap 'Department' berdasarkan hierarki jabatan, dengan posisi “Supervisor” di urutan teratas dan posisi berakhiran “Staff” di urutan terbawah menggunakan Rule Engine node dan Sorter

6. Hapus kolom baru yang dobuat bernama "TempRank" menggunakan Column Filter node

Data Transformation

Next, you need to merge the cleaned data. To do so, Pauline outlines how she normally transforms some of the data in the rows and reshapes some columns to create the desired form.

Step 3.2.Tidy up the Attendance with a Metanode

1. Ulangi tahapan Data Transformation untuk data Employee Attendance Report

2. Rapikan workflow dalam Metanode

Data Merging

Dengan data yang telah dibersihkan, akan dilakukan penggabungan data-sata yang dimiliki perusahaan dengan menumpuk tabel dan mencocokkan atau menggabungkannya dengan tabel lain untuk menambahkan kolom yang diperlukan.

Step 4.1. Merge the Data

1. Gabungkan Employee File Master dan Employee Attendance Report berdasarkan EmployeeID menggunakan Joiner node

2. Gabungkan hasil di atas dengan Payroll Structure berdasarkan EmployeeID dan Month

Step 5.1. Aggregate the Data I (Payroll Summary)

1. Totalkan Total Pay untuk setiap Department menggunakan Group By node

2. Hitung rata-rata gaji per departemen menggunakan Math Formula node

Step 6.1. Export the Data

1. Simpan hasil data ke HR_Payroll_Report.xlxs menggunakan Excel Writer node

Data Export, Visualization and Reporting

Tahapan terakhir setelah memeperoleh dan mengelompokkan semua data adalah exporet data tersebut dan membuat visualisasi data Human Resource and Payroll perusahaan.

Data Aggregation

Pada tahap ini, data yang dimiliki oleh perusahaan dapat dikelompokkan untuk mendapatkan informasi baru yang dapat dipakai oleh perusahaan untuk mengambil keputusan.

Step 5.2. Aggregate the Data I (Attendance Summary)

1. Rata-ratakan Work Hours per EmployeeID menggunakan Group By node

2. Totalkan Overtime Hours per EmployeeID menggunakan Group By node

Step 6.2. Visualize the Data I (Payroll)

1. Sajikan Total Payroll per Department menggunakan Bar Chart node

2. Sajikan proporsi jenis karyawan (fulltime, contract, resigned) menggunakan Pie Chart node

Step 6.3. Visualize the Data II (Attendance)

1. Sajikan rata-rata jam kerja per departemen menggunakan Bar Chart node.

2. Sajikan sebaran lembur antar-departemen menggunakan Box Plot node.

Step 6.4. Components and Reporting

1. Buat sebuah komponen yang berisi visualization node.

2. Gunakan Layout Editor untuk mengatur ulang tampilan interaktif dari komponen tersebut.

3. Pilih Enable Reporting di dalam Layout Editor.

4. Tambahkan Report Template Creator node sebelum komponen, lalu ekspor tampilan komponen tersebut sebagai laporan PDF menggunakan Report PDF Writer node.

Step 3.3.Tidy up the Payroll with a Metanode

1. Ulangi tahapan Data Transformation untuk data Payroll Structure

2. Rapikan workflow dalam Metanode